Achter de klik: de onzichtbare route van jouw internationale bestelling

Zonnepanelen, apparatuur, auto-onderdelen; met een paar klikken bestel je ze online. Maar wat gebeurt er achter de schermen, wanneer deze goederen de grens overgaan? En vooral wanneer deze goederen ons land binnenkomen?

Wij — en met ons de hele douanesector — zitten midden in een enorme transitie. Het douanesysteem gaat namelijk — as we speak — over van het vertrouwde AGS naar het innovatieve DMS-systeem. En dat gaat niet in enkele klikken. Wat is het effect van die transitie en hoe pakt ihomer dat aan?

Het verleden van AGS

Stel je voor, die zonnepanelen hebben een hele reis gemaakt voordat ze bij je thuis geleverd worden. AGS, de held van 2013 die het oude Sagitta verving, maakte het mogelijk om gedetailleerde informatie over de goederen te verstrekken. Waarom was dat belangrijk? Denk aan tariefcodes, land van herkomst, waarde en hoeveelheid. Allemaal cruciale informatie voor het berekenen van invoerrechten.

De aangifte gaat door een reeks stappen bij de Nederlandse douane, na het indienen van een aangifte via onze portalen:
- Aangifte wordt geaccepteerd (de aangifte krijgt een uniek Movement Reference Number (MRN)).
- Een verzoek tot betaling.
- Toestemming tot wegvoering van de goederen.
- De artikelen verlaten het opslag-entrepot.

Voor uitvoer (goederen die NL verlaten) is het proces iets simpeler. Na het indienen van de uitvoeraangifte bij de douane wordt ook deze ‘geaccepteerd’ en krijgt de aangifte ook een MRN. Dan volgt hier ook een toestemming tot wegvoering. Bij uitvoer heet dit een ‘uitvoergeleidedocument’.

Wat is er veranderd in DMS?

Met het nieuwe DMS gaat het niet alleen over productinformatie, maar ook over gedetailleerde transportinformatie. Voor die zonnepanelen betekent het bijvoorbeeld dat naast productdetails ook alles over de reis bekend is: transportroutes, planning, type vervoer, vergunningen en zelfs een schatting van de aankomsttijd.

De bescheidcodes waarin voorheen geen onderscheid werd gemaakt, worden bij DMS opgesplitst in 4 nieuwe afzonderlijke gegevensklassen. Dit zijn de additionele informatie, referenties, ondersteunende documenten (transportcontract-documenten) en de vergunningen.

De betrokken partijen zijn ook gewijzigd in DMS. Zo heb je een Exporteur die je opgeeft bij een invoeraangifte en is de geadresseerde vervangen door Importeur. En heb je naast land van oorsprong ook het land van preferentiële oorsprong. Die dient ingevuld te worden als een preferentiële behandeling toegepast wordt wat tot vermindering van invoerrechten leidt.

Een nieuwkomer bij invoer is de gegevensklasse ‘Soort zekerheidstelling en referentie zekerheidstelling’. Deze klasse is belangrijk wanneer voor specifieke goederen een zekerheid moet worden gesteld. Denk bijvoorbeeld aan kostbare elektronica of alcoholische dranken waarbij de douane extra waarborgen vereist. Deze gegevensklasse wordt specifiek toegepast bij aangiften voor bijzondere regelingen, waarvoor een financiële garantie noodzakelijk is om mogelijke risico’s te dekken en de naleving van douanevereisten te waarborgen.

Het communicatieproces met de douane voor Invoer en Uitvoer blijft hetzelfde als bij AGS (indienen, acceptatie ontvangen MRN, Verzoek tot betaling bij invoer en als laatste wegvoering). Bij DMS is er wel een nieuw communicatieproces toegevoegd: douane-aangiftescontrole. De douane controleert of de aangifte de juiste documenten heeft. Bij AGS werd dit via e-mail of telefonisch gecommuniceerd. Bij DMS is dat nu helemaal geautomatiseerd. Leve de digitalisering!

Wat heb je daar als consument aan?

Hoewel de impact op consumenten niet direct merkbaar is, draagt DMS in de douaneafhandeling indirect bij aan een vlottere en betrouwbaardere internationale handelsomgeving, wat uiteindelijk gunstig kan zijn voor jou als je producten in het buitenland bestelt. Je ontvangt de producten sneller omdat DMS de formaliteiten sneller afhandelt en je kunt de zending nauwkeuriger volgen.

Hoe pakken wij dit aan binnen ihomer?

Hoe hebben wij bij ihomer deze verandering aangepakt? Net als bij elke grote verandering begonnen we maanden geleden met een grondige analyse. Wat verandert er technisch en procesmatig tussen AGS en DMS? Vervolgens zijn we overgegaan tot de implementatie, met korte iteraties volgens de Scrum-methodiek.

Wat betekent dat? Dagelijkse stand-ups (korte en efficiënte updatemeetings binnen het team), ontwikkeling, testen (unit, regressie, acceptatie) — alles om de kwaliteit van onze software te waarborgen. En dan herhalen we dit proces totdat we een volledige versie hebben om DMS-aangiftes in te dienen en berichten van de douane te ontvangen. En daarna begint het onderhoud en de nazorg van onze maatwerksoftware.

En het resultaat? Een vlekkeloze douaneafhandeling, een toekomstbestendig systeem, en een naadloze ervaring voor alle import en export. Zodat onze klanten voorop blijven lopen in de wereld van grenzeloze handel.